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グループウェアは、社内でのスケジュール共有やファイル共有、メッセージ、ワークフロー、タイムカードなど様々な機能を備えており、情報を集約させることで、業務効率の向上を図ることができます。

「あの案件はどうなっていたっけ?」とか、「○○さんのスケジュールはどうなっているのかな?」とか、そういうのを一覧できるわけですね。
会社のタイムカード、ホワイトボードや掲示板、キャビネット、各種申請、そういったものをIT化するときに大変便利です。

ただし、無料で利用できるものは機能制限があったり、共有できるファイル容量が少なかったりと、利用人数が限られているなどの制約があります。

無料サービス一覧

比較表

groupware

※調査時点(2016年10月)の各サービスWebサイトの情報による。

主要な機能の紹介

タイムライン・掲示板

タイムラインはFacebookなどのようにメンバーが全員またはグループに対してメッセージを投稿できる機能です。社内限定のSNSのように使用することができ、ちょっとしたコミュニケーションに役立ちます。

掲示板は、テーマを決めた上で議論や意見交換のできるものとなります。

スケジュール管理

個々人のスケジュールを登録して共有することができます。
誰がいつ空いているのか、忙しいのかなどを一覧することができるので、日程調整などに役立ちます。

電話メモ

取引先等から電話があって担当者が不在だった場合に、メモを残しておくことができます。
モバイルアプリがあれば、社内に戻らずとも電話があったことを把握できますね。
顧客対応度の向上に役立ちます。

タイムカード

Web上で出退勤管理をすることができます。
直行直帰が多い場合などはもちろん、社内にタイムカードがない場合などは手軽に導入できます。

ワークフロー

いろいろな申請や、稟議などをグループウェアの中で行うことができます。
上司が離れた場所にいてもグループウェアでいろいろな申請を行うことができるので、スムーズに手続きをすすめることができます。

お勧めの無料グループウェア

上に挙げたグループウェアはどれもおすすめできますが、利用者が10名以内であればiQubeをおすすめします。一通りの機能が揃っており、IPアドレス制限もできるというメリットがあります。
IPアドレス制限により特定の通信網からのみ利用できるようにできますので、他のサービスよりもセキュリティを強くすることができます。

Aipoは国内の無料グループウェアでは最も利用されているもので、見やすく使いやすいと思います。

機能の豊富さでいえばGRIDYとなります、多少インターフェイスが古臭く感じますが、無料サービスの中では最も多機能です。

サイボウズLiveは社内だけではなく社外とのコミュニケーションにも使え、チャット機能も便利です。個人のアカウントを作ってグループに所属するという方法をとるので、個人のスケジュールを登録しておくことで関係者に対して自分の空き時間を共有するということもできます。一方でタイムカードやワークフローなどはないので、社内外のコミュニケーションツールという使い方が良いと思います。

どれも無料なので、とりあえず使って合ったものを選びましょう。

https://blog.no-tas.com/wp-content/uploads/2016/10/bb2fd4400b43afec67089f34d076d295_w.jpghttps://blog.no-tas.com/wp-content/uploads/2016/10/bb2fd4400b43afec67089f34d076d295_w-150x150.jpg高橋 圭佑総合業務効率化グループウェアグループウェアは、社内でのスケジュール共有やファイル共有、メッセージ、ワークフロー、タイムカードなど様々な機能を備えており、情報を集約させることで、業務効率の向上を図ることができます。 「あの案件はどうなっていたっけ?」とか、「○○さんのスケジュールはどうなっているのかな?」とか、そういうのを一覧できるわけですね。 会社のタイムカード、ホワイトボードや掲示板、キャビネット、各種申請、そういったものをIT化するときに大変便利です。 ただし、無料で利用できるものは機能制限があったり、共有できるファイル容量が少なかったりと、利用人数が限られているなどの制約があります。 無料サービス一覧 Aipo iQube サイボウズlive GRIDY 比較表 ※調査時点(2016年10月)の各サービスWebサイトの情報による。 主要な機能の紹介 タイムライン・掲示板 タイムラインはFacebookなどのようにメンバーが全員またはグループに対してメッセージを投稿できる機能です。社内限定のSNSのように使用することができ、ちょっとしたコミュニケーションに役立ちます。 掲示板は、テーマを決めた上で議論や意見交換のできるものとなります。 スケジュール管理 個々人のスケジュールを登録して共有することができます。 誰がいつ空いているのか、忙しいのかなどを一覧することができるので、日程調整などに役立ちます。 電話メモ 取引先等から電話があって担当者が不在だった場合に、メモを残しておくことができます。 モバイルアプリがあれば、社内に戻らずとも電話があったことを把握できますね。 顧客対応度の向上に役立ちます。 タイムカード Web上で出退勤管理をすることができます。 直行直帰が多い場合などはもちろん、社内にタイムカードがない場合などは手軽に導入できます。 ワークフロー いろいろな申請や、稟議などをグループウェアの中で行うことができます。 上司が離れた場所にいてもグループウェアでいろいろな申請を行うことができるので、スムーズに手続きをすすめることができます。 お勧めの無料グループウェア 上に挙げたグループウェアはどれもおすすめできますが、利用者が10名以内であればiQubeをおすすめします。一通りの機能が揃っており、IPアドレス制限もできるというメリットがあります。 IPアドレス制限により特定の通信網からのみ利用できるようにできますので、他のサービスよりもセキュリティを強くすることができます。 Aipoは国内の無料グループウェアでは最も利用されているもので、見やすく使いやすいと思います。 機能の豊富さでいえばGRIDYとなります、多少インターフェイスが古臭く感じますが、無料サービスの中では最も多機能です。 サイボウズLiveは社内だけではなく社外とのコミュニケーションにも使え、チャット機能も便利です。個人のアカウントを作ってグループに所属するという方法をとるので、個人のスケジュールを登録しておくことで関係者に対して自分の空き時間を共有するということもできます。一方でタイムカードやワークフローなどはないので、社内外のコミュニケーションツールという使い方が良いと思います。 どれも無料なので、とりあえず使って合ったものを選びましょう。人事労務・企業法務・仕事効率化・ITツールに関すること等を書いています。